取引が増えてくると、当然ながら書類が増えてきます。領収書は基本的に、会計ソフトに入力したら、後で見返すことはほとんどありません。書類の整理に時間を掛けるのはもったいないですが、とは言え必要な時に必要なものが見つからないのは本末転倒です。ポイントを押さえて整理する必要があると言えます。
まず、基本は日付順にまとめることです。１月から順々にではなく、会社の会計期間ごとにまとめましょう。決算は会計期間ごとに行われます。場合によっては提示を求められることもあるので、すぐに分かるようにしておきましょう。そうは言っても、日付できっちりと並べておく必要はありません。月ごとに分かれていれば、基本的に問題はないでしょう。その中で、勘定科目ごとに分けたり、取引先ごとに分けたり、タクシー代やカード代などと分けても良いかもしれません。最低限月ごとに並んでいること、その上で、後で自分で見た時に分かりやすい、というのが良いでしょう。
領収書の保管場所は、定められていません。封筒に入れて置いておいても良いですし、引き出しなど分かるところに保管をしておいても大丈夫です。会社の規模によっても数が違うと思いますので、臨機応変に対応しましょう。必要な時に取り出せれば、どこでも大丈夫です。この必要な時というのは、税務調査が入った時が主になるでしょう。
領収書がない場合は、出金伝票を作成しましょう。文具店などで安価に買うことができます。お香典やお祝い金などは、領収書が発行されません。一緒にもらったはがきやお礼状などを添付して、まとめて保管するのが良いでしょう。これも領収書と同じ扱いですので、日付順に分かりやすい位置に保管してください。